‘In de afgelopen periode heb ik opnieuw ervaren hoe breed en afwisselend de functie van functioneel beheerder is. Ik ben namelijk volop bezig om organisaties te helpen met het uitwerken van de gebruikersgroepen en de rechten in hun systeem.’ Dat zegt Rieky Trommelen, functioneel beheerder bij Thorax. ‘Samen met de betrokkenen kijken we naar wie welke rechten heeft en hoe de inrichting van de gebruikersgroepen is aangepakt. Dat klinkt misschien niet direct urgent, maar dat is het wel omdat een goed ingericht systeem rust in de organisatie brengt en tijd bespaart.’

Theorie versus praktijk

‘Ik geef een voorbeeld om het concreter te maken. Stel je een welzijnsorganisatie voor. Door fusies of andere vormen van samenwerking veranderen er dan meestal diverse zaken in het cliëntendossier. Zo kunnen er meerdere afdelingen ontstaan of er wordt een andere verdeling gemaakt. Bovendien kan het zo zijn dat er nieuwe trajecten worden aangeboden. Kortom, bij elke wijziging moet er over de toe te kennen én bestaande rechten worden nagedacht.’

Rieky vervolgt: ‘Dat klinkt waarschijnlijk logisch, maar in de praktijk blijkt dit soms vrij lastig. Je ziet dan dat er, door de waan van de dag en het niet goed volgen of überhaupt opstellen van een proces, toch een wildgroei aan gebruikersgroepen ontstaat. Bovendien is in de loop van de tijd lang niet altijd meer duidelijk wie er welke rechten heeft om documenten te lezen, te verwijderen of juist aan te maken.’

Rust begint met inzicht

‘Wanneer een nieuw ontstane organisatie (als gevolg van een fusie), óf een bestaande organisatie niet meer duidelijk genoeg weet hoe alles is ingericht, dan kloppen ze vaak bij ons aan. Primair doel is vaak meer inzicht krijgen’, vervolgt Rieky. ‘Met een grondige analyse onderzoeken we dan eerst hoe alles op dat moment is ingericht. Zijn er bijvoorbeeld persoonlijke rechten toegekend? Of staat het allemaal keurig op gebruikersgroep maar worden de groepen gemixt gebruikt? Zo zag ik onlangs bij een welzijnsorganisatie dat er een aantal gemeentes samengevoegd was. Daar liepen de rechten van medewerkers, als gevolg van deze samenvoeging, inmiddels verwarrend door elkaar. En dat is een situatie die je liever niet ziet omdat mensen dan bij gegevens kunnen waar ze geen inzage in zouden mogen hebben. Of, erger nog, ze kunnen zaken muteren die niet bij hun rol en verantwoordelijkheid binnen de organisatie liggen.’

Er gaat een wereld open

‘Wanneer we met een dergelijke analyse aan de slag gaan, dan zie ik vaak dat er een wereld voor de betrokkenen opengaat. Er ontstaat dan al snel de behoefte om het systeem van A tot Z te bekijken, omdat men schrikt van de ontstane wanorde waar men zich tot op dat moment niet direct bewust van was. Men wil precies weten welke gebruikersgroepen er zijn, wie waar, in welke vorm bij kan en ook welke modules er nog open staan. Regelmatig zijn dat modules die helemaal niet meer gebruikt worden. Dan is het fijn om deze op te schonen zodat er zo min mogelijk vervuiling in het systeem ontstaat. En bovendien scheelt het ook nog eens in de kosten.’

‘Verder kan een advies zijn om de gebruikersgroepen wat meer verschillend van elkaar te maken. Bijvoorbeeld omdat ze te veel op elkaar lijken, wat dan weer verwarring op kan leveren. Ook valt op dat organisaties nogal eens bang zijn om zaken definitief te verwijderen. Het goed inrichten van een archiveer/verwijdermodule kan daar dan bij helpen, zodat er altijd overzicht blijft. Zónder dat er ruis ontstaat omdat je in een vervuild systeem werkt dat afleidt van je kerntaak. Dat zijn allemaal zaken waar wij organisaties mee helpen’, aldus Rieky.

Herkenbaar?

‘Lees je mijn praktijkverhaal en heb je het idee dat jouw organisatie hier wel wat hulp bij kan gebruiken, neem dan contact met mij op via trommelen@thorax.nl of 033-465 91 15. Ik beloof je één ding: daar ga je géén spijt van krijgen.’