In ons vorige blog vertelde Rieky Trommelen, functioneel beheerder bij Thorax over het belang van een opgeruimd cliëntregistratiesysteem bij welzijnsorganisaties. In een dergelijk systeem zijn gebruikersmodules goed ingericht, worden geen persoonlijke rechten toegekend en staan er geen uit gebruik geraakte modules open. ‘Wanneer organisaties dat eenmaal op orde hebben, dan gaan ze vaak door met het inrichten van de medewerkerskoppeling’, vertelt Rieky. ‘Wat je in je systemen (denk aan HR-systemen zoals AFAS en Raet Youforce) verandert, wordt dan, door het leggen van een slimme koppeling, rechtstreeks gesynchroniseerd in je ECD.’
Kies voor veiligheid met één druk op de knop
‘Dit betekent dat wanneer een medewerker verhuist, van achternaam verandert of een andere wijziging ondergaat, dit automatisch aangepast wordt. Maar ook als iemand uit dienst gaat, wordt het account direct op inactief gezet. Soms wil je dat een collega per direct niet meer bij de (privacygevoelige) informatie kan. En daar zorgt zo’n koppeling dus voor’, aldus Rieky. ‘Het feit dat je met één druk op de knop kunt zorgen voor het veilig blijven van gegevens geeft organisaties een veilig en opgeruimd gevoel.’
‘Andersom werkt dit overigens ook. Wanneer er een nieuwe collega begint, kun je het als ict-collega, het voorbereidende werk al doen op een moment dat het je past. Als je hr-systeem rechtstreeks ontsloten wordt op de cliëntdossiers, dan kun je de naam van de medewerker, de afdeling, tot welke gebruikersgroep hij of zij behoort et cetera allemaal al juist vullen. Op deze manier kan de nieuwe collega vanaf dag één voortvarend aan de slag.’
Maak het zo groot of klein als je wilt
‘Wanneer je met een dergelijk project aan de slag wilt, dan kun je dit zo groot óf klein maken als je dat zelf wilt. We verwachten echt niet dat je alle functieprofielen met bijbehorende rechten al helemaal uitgewerkt hebt. Het is juist tijdens het gesprek dat ik met klanten heb, dat er ideeën ontstaan en dat al pratende duidelijk wordt hoe de situatie nu is en wat de gewenste situatie is.’
‘De techniek om slim te koppelen is inmiddels al lange tijd beschikbaar. En toch zie je dat organisaties nog altijd veel gegevens dubbel aan het ingeven zijn. Hoe logisch het ook klinkt, lang niet iedereen maakt al gebruik van de koppeling. Een gemiste kans wat mij betreft. Daarom zetten we er vanuit Thorax ook zo bewust op in. Het is immers zonde om tijd te besteden aan iets dat niet nodig is.’
Stap één: nadenken over veiligheid
‘Ik nodig de lezers van dit blog van harte uit om, bij wijze van eerste stap, voor de eigen organisatie na te denken over hoe veilig één en ander nu is georganiseerd. Komt het bijvoorbeeld wel eens voor dat medewerkers niet op tijd ontkoppeld zijn? Ik zie in de praktijk soms medewerkers bij organisaties voorbij komen die al een half jaar niet ingelogd hebben. Navraag leert dan dat deze mensen dan soms al lange tijd uit dienst zijn. Men is alleen vergeten om deze oud-collega’s uit het systeem te halen. Los van de kosten die ongebruikte accounts met zich meebrengen, maakt het ook geen professionele indruk op de overige collega’s. Zij scrollen immers, via drop-down-menu’s, langs namen van collega’s die al tijden uit dienst zijn. Dat geeft geen opgeruimd en veilig gevoel. Bovendien zorgt het ervoor dat de collega’s zelf ook minder nauwkeurig worden in hun administratieve taken. Het is maar net welk voorbeeld ze krijgen…’
Stap twee: ontlast je beheerders
‘Als tweede stap is het goed om je te beseffen dat het leggen van een medewerkerskoppeling je ICT-beheerders ontlast. Zij hoeven immers niet handmatig bij te houden wie er wanneer ontkoppeld of juist toegevoegd moet worden vanwege het in- of uit dienst treden. Het is een relatief eenvoudige manier om je collega’s te ontzorgen in een tijd waarin ze al zoveel moeten.’
Aan de slag?
‘Lees je dit blog en heb je het idee dat jouw organisatie hier wel wat hulp bij kan gebruiken, neem dan contact met mij op via trommelen@thorax.nl of 033-465 91 15. Ik help je graag op een manier die bij jouw wensen en organisatie past.’