Iedereen wil dat hulpverleners zoveel mogelijk bezig zijn met hulpverlenen. En dus niet met administratieve taken. Toch zie je in praktijk dat dit nogal eens anders verloopt. Dat je als hulpverlener moet registreren, dat is een feit. En dat je dat als hulpverlener in je (primaire) proces doet, schrijft en leest, dat ben je gewend en dat gebeurt ook gewoon. Al zou je best willen dat er minder zou ‘moeten’. Maar dat je dan ook nog eens veel van je cliënt moet registeren wat eigenlijk bij de (financiële) administratie thuishoort, ja, dat is toch echt te gek…

Concrete voorbeelden

Zo is er het voorbeeld van de kilometeradministratie. Een hulpverlener geeft dan op een declaratieformulier aan hoeveel kilometers hij aan het eind van de maand gereden heeft. Vaak is het formulier een Excel-sheet waar tot in detail handmatig gevuld moet worden wie, wanneer, naar welke cliënt gereden is. Terwijl, wanneer je een ECD (het elektronische cliëntdossier, ofwel het cliëntregistratiesysteem) gebruikt, deze informatie daar grotendeels al in is opgenomen: het ECD weet dat jij de hulpverlener bent, want je hebt jezelf vanochtend ingelogd. Het ECD weet naar welke cliënt je gereden bent en waar hij of zij woont. Dat hoef je dus niet allemaal dubbel in te voeren. Maar dat gebeurt dus nog wel veel te veel.

Een ander voorbeeld: als er zich een situatie van begeleid wonen voordoet, dan verlaat de hulpverlener vaak het ECD, om vervolgens weer in te loggen in het financiële systeem. Daar worden dan diverse administratieve handelingen in verricht. Ten eerste kost dit de hulpverlener te veel tijd en eigenlijk zou dit niet op zijn of haar bordje moeten liggen. En ten tweede ontstaat daarmee ook het gevaar dat het niet gebeurt, dat de hulpverlener het links laat liggen. met de nodige gevolgen van dien.

De moraal van het verhaal

Waar het om gaat is dat hulpverleners zoveel mogelijk bezig willen (en moeten!) zijn met hulpverlenen. En dus niet met administratieve taken. Elk uur dat de hulpverlener niet met hulpverlenen bezig is, is een verloren uur voor een cliënt die wellicht dringend ondersteuning nodig had. Met een deskundige blik op het (informatie)proces zou dit, zonder al te grote investeringen, relatief snel te verhelpen kunnen zijn. Soms met een kleine aanpassing in het werkproces (wie registreert wat), soms het koppelen tussen twee systemen en soms juist met het weghalen van een systeem. Minder is beter!