De meeste hulpverleners zijn niet erg dol op registreren. Zij hebben immers voor hun vak gekozen om mensen te helpen. En niet om formulieren te vullen. Tegelijkertijd zijn hulpverleners door de bank genomen verstandige mensen die begrijpen dat registreren er nu eenmaal bij hoort. Dus, men registreert. Maar dan meestal alleen het hoognodige. Waardoor soms juist belangrijke info voor management mist. Of, in andere gevallen er juist een teveel aan uitgebreide verslaglegging gedaan wordt van de situatie. Een verslaglegging die op ieder moment door de cliënt opgevraagd kan worden. Het schrijven daarvan vraagt dus om zorgvuldigheid…

Compleet en feitelijk juist

Het belangrijke aan cliëntregistratie is onder meer dat het compleet en feitelijk juist moet zijn. En dat is soms nog best lastig. Zeker wanneer je een bepaald ‘gevoel’ hebt bij een cliënt. Meestal klopt dit onderbuikgevoel, bijvoorbeeld wanneer je vermoedt dat er sprake is van huiselijk geweld. Maar het zijn geen feiten en soms ook lastig bespreekbaar. Of er is informatie vanuit betrokken hulpverleners beschikbaar. Informatie waarvan het veiliger is voor de cliënt om het niet te weten. Hoe registreer je dat? In dit blog delen we een aantal do’s en dont’s van cliëntregistratie.

De dont’s

• Gevoelens en ideeën registreren, zonder dat dit met de cliënt is besproken
  Registratie moet zó zijn, dat wanneer een cliënt vraagt om alles in te zien, je direct kunt zeggen dat dit prima is. En niet eerst schrikt en moet checken of er niets geks gevoeligs in de tekst staat.
• Verplichte veld invullen omdat ze nu eenmaal verplicht zijn
  En dit terwijl de hulpverlener eigenlijk niet weet waarom dit veld gevuld wordt. Denk dan aan het vullen van een fictieve geboortedatum, omdat je niet verder kunt zonder dit te doen. Dit moet dan later, wanneer deze gegevens wel bekend zijn,  aangepast worden. Maar de kans dat dit later vergeten wordt, is groot.

De do’s

• Ga voor opleiding en opfrissen
  Registreren is een vak apart. Een vak dat zo nu en dan wel even opgefrist mag worden. En een vak dat om uitleg vraag wanneer je start. Nu zie je vaak dat de ene hulpverlener de andere uitleg geeft. Daar is op zich niets mis mee, maar het betekent in de praktijk wel dat bestaande fouten doorgegeven kunnen worden.
• Blijf kritisch
  Juist omdat de druk zo groot is vullen hulpverleners vaak velden in om dóór te kunnen. Velden waarvan ze weten dat het onzinnig is. We delen een praktijkvoorbeeld van onze collega Dianne Hensen, functioneel applicatiebeheerder: ‘Toen ik nog in de hulpverlening zat, beantwoordden we een vraag over het toesturen van informatie standaard met ‘nee’. Want anders konden we niet verder in het systeem. Onzinnig, want er werd in de gevallen waar ik aan refereer nóóit informatie verstuurd. Tientallen, misschien wel honderden keren heb ik dit vakje gevuld. En niet alleen ik, ook mijn collega’. Dat kost tijd en elke keer een beetje frustratie vanwege de overbodigheid ervan. Achteraf hadden we als team natuurlijk contact op moeten nemen met de applicatiebeheerder om te vragen of dit aangepast kon worden. Of om te leren wat de reden van deze vraag was. misschien had dat meer begrip gegeven of een nieuw inzicht.’

We doen het samen

Herken je bovenstaand verhaal? Wil je er even over sparren met één van onze collega’s uit de sociaal domein-praktijk? Neem dan contact met ons op. Misschien hebben we de gouden tip voor je, of zijn er meer mogelijkheden dan je dacht om tijd te besparen. Tijd die je gebruiken kan om cliënten te helpen. Want daarom ben je dit vak in gegaan toch? Niet om uitgebreide registratie bij te houden die bovendien in veel gevallen niet op en top relevant zijn.