In de praktijk zien we nogal eens dat zorgaanbieders of gemeenten relatief laat in een inmiddels bijna geheel doorlopen veranderingsproces bellen. Men vraagt dan vaak specifiek naar een bepaalde ICT-oplossing die bijvoorbeeld helpt bij het verminderen van administratieve lasten. En juist dat late betrekken van ons als strategisch partner is zo jammer, want we kunnen vooral ook aan het begin van een proces zoveel betekenen voor onze relaties. Zo denken we bijvoorbeeld vaak mee over manieren om het werk anders in te richten, of we praten over de mogelijkheden, kansen en eventuele bedreigingen die digitalisering met zich meebrengt. Door alleen al dit gespreksonderdeel met relevante partijen vroeg in je proces een belangrijke plek te geven, kom je als organisatie vaak al tot andere, waardevolle inzichten.

Concreet voorbeeld

Wanneer een organisatie een automatiseringsslag maakt en zich bij ons meldt, dan wordt vaak verzocht om dit ‘nog even snel te regelen’. Maar het kan ook anders, meer als samenwerking vanaf de spreekwoordelijke tekentafel, een voorbeeld daarvan hadden we laatst nog bij de hand. Dat ging om een organisatie die voor diverse gemeenten werkt en in hun oude registratiesysteem wel meer dan 150 verschillende invulvelden bijhielden rondom de cliënt. Want dat had, bijvoorbeeld in een ver verleden, een wethouder ooit aan ze gevraagd. Wanneer zij ons pas laat in het proces hadden betrokken, dan waren ze waarschijnlijk al bezig geweest met het opnieuw inrichten van die vele velden in hun nieuwe registratiesysteem. Terwijl we nu met elkaar in een vroeg stadium konden praten over het nut van het vullen van al die velden. Een gang naar de betrokken gemeenten leerde al snel dat er veel velden overbodig geworden waren. Het resultaat? Een sterk verminderde hoeveelheid invulvelden, minder administratielast en dús meer tijd voor helpen van de cliënt.

Mes snijdt aan twee kanten

Door op die manier naar je proces te kijken, ben je als hulpverlener geholpen omdat je minder administratieve last op je bord hebt. Het management is dan juist weer tevreden omdat tijd geld is. En hoe minder tijd er gemoeid is met (overbodige) administratie, hoe meer tijd er in het helpen van cliënten gestoken kan worden. Gelukkig zien we in de markt dat samenwerkingen steeds meer cyclisch worden. Dat wij vanuit Thorax onafhankelijk zijn helpt daar zeker ook in mee richting onze relaties. Met 2020 voor de deur loont het zeker de moeite om op deze manier naar de digitaliseringsslagen binnen je organisatie te kijken: dus meer samen vanaf het begin brainstormen, en minder op het einde even snel de de gekozen oplossingen laten implementeren. Oplossingen die misschien niet het meest passend zijn voor je organisatie. Maar dat weet je dus niet als je niet in een vroeg stadium met de juiste partij in gesprek gaat. Nodig ons in het nieuwe jaar gerust uit om te kijken welke winst er binnen jouw organisatie te behalen valt.

We wensen iedereen hele fijne dagen toe en een heel gelukkig nieuwjaar!