Bij een koppeling denk je wellicht aan een enkel lijntje tussen het ene en het andere systeem. Maar het gaat veel verder: een goed aangebrachte koppeling is een gereedschap dat je in handen hebt. Een stuk gereedschap dat je helpt om je werk gemakkelijker te maken.

Minder administratie. Meer tijd voor de cliënt

In eerste instantie geldt dat voor de hulpverlener. Deze professional heeft ooit voor zijn of haar vak gekozen om mensen te helpen. Dat er administratie gedaan moet worden is helder, maar liefst zo min mogelijk. Daarom is een dergelijke koppeling zo fijn: door een koppeling is het niet meer nodig om in verschillende systemen in te loggen, zoals een financieel systeem of een hrm-systeem. De koppeling doet het dubbele werk, want deze haalt relevante informatie op en kopieert dit naar de juiste velden in de aanverwante systemen.

Gegevens worden automatisch gevuld in meerdere systemen

In de praktijk leggen we mensen letterlijk uit dat ze, nadat ze bepaalde gegevens hebben gevuld in hun ECD, zoals bijvoorbeeld myneva dat is, niet meer hoeven in te loggen in andere systemen, zoals bijvoorbeeld AFAS. Want de koppeling heeft zijn werk immers al gedaan: de gegevens die de hulpverlener handmatig over had willen nemen zijn al aanwezig en gevuld in AFAS, desgewenst in zowel het financiële gedeelte als in de hrm-sectie.

Ook hr- en finance collega’s krijgen meer tijd

Door onze koppeling met AFAS kunnen we overal bij. En dan vice versa. Dus stel dat de financieel medewerker op een later tijdstip iets aanpast in de financiële data? Dan wordt dit weer automatisch bijgewerkt in het ECD. Dat scheelt niet alleen tijd, het vermindert ook fouten omdat er minder handmatig werk is. Dus ook deze financieel medewerker hoeft niet meer in te loggen in het ECD. En datzelfde geldt voor de hr-collega. Op die manier helpt een koppeling niet alleen de hulpverlener, maar ook de collega’s op de afdeling hr en de administratie.

En de applicatiebeheerders? Ook die krijgen meer tijd

Daarnaast is er nog de medewerkerskoppeling die tijdbesparend werkt, met name voor de collega’s van applicatiebeheer. En dat is veilig, want als er een collega uit dienst gaat, dan blijft de administratieve verwerking daarvan in de praktijk vaak te lang liggen. Men draait gemiddeld eens per kwartaal lijstwerk uit en checkt dan wie er nog in het ECD, het hr-systeem etc. opgenomen is. Die werkwijze achteraf brengt risico’s met zich mee: als een medewerker op 1 maart uit dienst gaat wil je niet dat hij of zij op 1 mei nog steeds in bepaalde systemen, bij bepaalde cliëntgegevens kan. Ook dit soort zaken zijn simpel op te lossen door een koppeling met AFAS. Het is een kwestie van een vinkje toevoegen en alles gaat als vanzelf. Klinkt simpel en dat is het ook. Je kunt je bovendien vast voorstellen hoe enthousiast het management is over het leggen van deze koppeling. Een koppeling die uiteraard is doorgelicht en door AFAS als 100% veilig is aangemerkt.

Ook tijd besparen en minder handmatig werk doen?

Kortom, we kunnen vanuit onze rol als gecertificeerd partner veel verschillende collega’s binnen jouw organisatie helpen door ons partnership met AFAS. Hoe is bovenstaand bij jullie geregeld op dit moment?