Enkele weken geleden was ik in Den Haag. Voor een gesprek met Tweede Kamerlid Rens Raemakers. Hij heeft onder andere jeugdzorg in zijn portefeuille. Dat Rens niet alleen via Twitter maar ook in real life openstaat voor verhalen uit het veld, bleek toen hij me uitnodigde voor een gesprek. Dit bij wijze van antwoord op een e-mailbericht dat ik hem stuurde. In die e-mail zette ik hét probleem van de hulpverlener uiteen: veel te veel administratieve lasten.

Administratieve druk: de gevolgen

• Gevolg 1: te hoge werkdruk, waardoor er te weinig tijd is voor de jongere en het gezin.
• Gevolg 2: hulpverleners verlaten de sector. Onwenselijk, want we hebben al een tekort aan mensen.

In het gesprek met Rens heb ik niet alleen de problemen, maar ook een aantal mogelijke oplossingen aangedragen.

De mogelijke oplossingen

Oplossing 1 Kies voor een uniform format

Een hulpverleningsorganisatie, bijvoorbeeld voor veilige opvang (maatschappelijke opvang) of jeugdzorgaanbieder, werkt vaak voor veel verschillende gemeenten. Soms zijn het er tientallen. Laat de gemeenten regionaal één uniform format voor rapportage afspreken en leg dit vast in het regioplan.

Twee praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1 De oude, huidige werkwijze

Mijn collega Rieky heeft in het verleden bij een maatschappelijke organisatie voor mentale gezondheid en welzijn gewerkt: 7 gemeenten, 7 verschillende rapporten, 7 verschillende aanleverwijzen. Dit geldt zowel voor Jeugd als voor WMO. En dit geldt in vele andere regio’s.

Voorbeeld 2 De betere, nieuwe werkwijze

Een mooi voorbeeld uit de Achterhoek: daar heeft men gekozen voor een nieuwe manier van werken. Onderdeel van deze werkwijze is dat de gemeenten langjarige contracten aangaan. En dan voor een duur van maximaal 7 jaar. Op deze manier kunnen de samenwerkende partijen vanuit een duurzaam partnerschap bouwen aan een optimaal werkend zorglandschap. Voor zorgaanbieders ontstaat er bovendien meer ruimte voor innovatie en ontwikkeling. Bron: Sociaal domein Achterhoek.

Het complete artikel over samenwerking in het sociaal domein lees je hier.

Oplossing 2 Kies voor koppelen

Koppelingen tussen ECD’s/regiesystemen van hulpverleners, waardoor hulpverleners minder dubbel hoeven te registreren; het is nodig dat leveranciers van ECD’s en gemeentelijke regiesystemen verplicht worden om open API’s aan te bieden (standaardisatie), waardoor de huidige “IT-eilanden” door virtuele bruggen verbonden worden tot een infrastructuur die AVG-proof en veilig is.

Twee praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1 De oude, huidige werkwijze

Deze voorbeelden zijn er te over.  In, naar schatting, zo’n 90% van alle ketenprocessen worden gegevens niet uitgewisseld. Concreet: hulpverlener 2 typt in wat hulpverlener 1 ook al had getypt. En hulpverlener 3, 4, 5, 6 ,7 en 8 ook. Terwijl het inmiddels toch écht 2022 is en de techniek dus al lang niet meer het knelpunt.

Voorbeeld 2 De nieuwe, betere werkwijze

Gelukkig zijn deze voorbeelden er ook steeds meer. Neos, een organisatie die zich onder andere richt op maatschappelijke opvang, gebruikt zo’n koppeling in de praktijk. Wanneer er bijvoorbeeld een woning wordt aangevraagd in verband met een traject begeleid wonen, dan wordt er vaak veel dubbel geregistreerd. Eerst worden er gegevens in het cliëntregistratiesysteem gezet, vervolgens worden (grotendeels dezelfde) gegevens in het financiële systeem ingevoerd. Het verhaal spreekt voor zich: er gaat onnodig veel tijd verloren. De kans op fouten is relatief groot. En het uitvoeren van dubbele werkzaamheden levert doorgaans weinig energie, áls de dubbele werkzaamheden al uitgevoerd worden.

“We willen vooral geen dubbele registratie”, geeft Geke Jelsma van Neos aan als belangrijkste reden om een koppeling tussen het ECD en het financiële systeem te willen gebruiken. “Onze hulpverleners moeten zich druk maken om de cliënt, en als het moet om de cliëntregistratie, maar niet om administratieve processen.” Lees hier het complete artikel.

Samenvattend: de aanhouder wint

En dat was nog niet eens de helft van wat we besproken hebben.

Gaat Rens bovenstaande problemen morgen oplossen? Dat verwacht ik niet. Dat heeft helaas tijd nodig. Maar ik vond het een mooie ervaring om te zien dat de politiek open staat voor geluiden ‘uit het veld’. En daar tijd en aandacht voor maakt. En dat sterkt me in mijn vertrouwen dat het, stap voor stap, beter gaat worden.

En ik geloof dat, ook in dit geval, de aanhouder wint.