Kun je je nog het voorbeeld herinneren van de gemeente die ruim 100 brieven verstuurde naar overleden burgers? Dit soort dingen gebeurt omdat het ene systeem niet met het andere systeem gekoppeld is. En naast het feit dat dit heel vervelend is richting de nabestaanden, is het ook gênant voor de overheidsinstelling zelf.

Ook in het sociaal domein worden er veel verschillende systemen naast elkaar gebruikt. Het mooie van de koppelingen die deze systemen met elkaar verbinden, is dat ze tijd besparen en lasten verlichten. Daar hebben we al vaker over geschreven. Maar termen als veiligheid en vertrouwen zijn minstens net zo belangrijk. We weten allemaal hoe moeilijk het kan zijn om vertrouwen richting cliënten en patiënten op te bouwen en één grove fout of een datalek waarbij privacygevoelige gegevens op straat komen te liggen is genoeg om een zorgvuldig opgebouwde relatie van jaren in één klap te beschadigen.

Grote risico’s voor zorginstellingen

Nu is bovenstaand voorbeeld over de gemeente die foutieve brieven verstuurde, uiterst pijnlijk, maar uiteindelijk zijn de gevolgen nog te overzien. Anders wordt het wanneer een hulpverlener uit dienst gaat en er voor hem of haar door niet gekoppelde systemen de mogelijkheid blijft bestaan om in te loggen. Je ziet dan bijvoorbeeld dat de verantwoordelijke collega van de HRM-afdeling in het personeelssysteem aangeeft dat iemand zijn dienstverband beëindigt. Er wordt keurig aangegeven op welke datum zijn laatste werkdag is. Maar in het ECD, dat tegenwoordig online beschikbaar is, wordt dan vergeten dat deze collega ook uit dát systeem gehaald moet worden. Dat zal meestal niet direct tot problemen leiden, maar iemand die op een vervelende manier uit dienst gaat zou zomaar eens kunnen checken of hij nog in kan loggen. Met alle mogelijke gevolgen van dien.

Voorkom overtikfouten

Dit soort ongewenste zaken is gemakkelijk te voorkomen als je koppelingen legt die gegevens automatisch met elkaar synchroniseren. Dit is bijvoorbeeld uitermate geschikt voor het proces rondom in-, en uit dienst treden. Zie ook bovenstaand voorbeeld. Maar ook wanneer iemand trouwt wordt de nieuwe naam automatisch aangepast in alle systemen. Voor cliëntgegevens geldt hetzelfde: je voorkomt overtikfouten: mevrouw Appèl kan immers zomaar mevrouw Appel worden terwijl dit een hele andere cliënt is…

Hiervan zou je wakker moeten liggen…

Instellingen die nog niet met dit soort koppelingen werken doen dit vaak vanuit een van de volgende redenen. Of ze weten simpelweg nog niet dat het kan of, en dat is reden twee, ze hebben het idee dat koppelen een moeilijk en ingewikkeld proces is. Dat laatste is al lang niet meer het geval. En dat eerste? Dat proberen we op te lossen door dit soort artikelen  te schrijven.

De kern? Wanneer je het slim leggen van koppelingen binnen je organisatie nog niet geregeld hebt dan zou je daarvan wakker moeten liggen. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard, dat maakt het belangrijk om er zuinig op te zijn.