Binnen Thorax richten we ons vooral op het leggen van koppelingen in het sociaal domein. Deze koppelingen gaan vaak over het primaire proces, dus gericht op de cliënt. Onlangs vroeg één van onze opdrachtgevers waarom we geen koppelingen leggen tussen het hrm-systeem (in dit geval AFAS) en het ECD waarin de cliëntgegevens staan.
Dat vonden we een goede vraag, want in de praktijk worden er nu twee losse handelingen verricht om de collega uit systemen te halen, terwijl dat eigenlijk niet nodig is. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een medewerker de organisatie verlaat. In het hrm-systeem wordt dan aangegeven dat de betreffende collega uit dienst gaat. En vervolgens, althans zo zou het moeten zijn, wordt deze collega verwijderd uit het ECD. Twee losse handelingen dus. Maar, in de hectiek van alledag wordt er niet altijd aan gedacht om deze collega uit het ECD te halen…
Nu zal dat in 9 van de 10 gevallen geen problemen opleveren, maar het klopt natuurlijk niet. Stel dat een hulpverlener op een wat minder prettige manier uit dienst is gegaan. Dan zou deze bijvoorbeeld nog kunnen kijken in dossiers van cliënten, terwijl hij daar niet meer voor geautoriseerd is. Het actief aanpakken of passief blijven handhaven van deze inefficiënte en handmatig uitgevoerde werkwijze, gaat vanuit een groter geheel gezien ook over het wel of niet in control zijn van je organisatie. Juist daarom zou deze koppeling, die meer bedrijfsmatige aspecten dan onze andere koppelingen bevat, weleens interessant kunnen zijn. Voor deze specifieke opdrachtgever zijn we er al mee aan de slag gegaan.
Verbinding binnen én buiten de muren van de organisatie
Naast het in control willen zijn, grijpt dit onderwerp nog dieper in bij organisaties. Enerzijds gaat dat over zoiets pragmatisch als kostenbesparing: want waarom zou je betalen voor licenties van medewerkers die uit dienst zijn gegaan? En anderzijds gaat dit ook over het voeren van degelijk beleid. Over veiligheid en over verbinden. Die laatste term, verbinden, gaat meestal over het leggen van koppelingen over organisaties heen. Dat wordt spannend gevonden in verband met het privacy-aspect. Maar juist het ontbreken van déze verbinding bij het uittreden van medewerkers, dus binnen de muren van een organisatie, brengt minstens net zoveel risico’s met zich mee. Terwijl daar veel minder aandacht voor is. Tot nu toe in elk geval.
Automatisering betekent in dit geval controle
Als je op deze manier naar automatisering kijkt, dus door een slimme koppeling te leggen tussen het hrm-systeem en het ECD, dan wordt het een tool die je helpt om de beleidsregels van je organisatie na te leven. Omdat de vertrekkende collega, nadat deze verwijderd is uit bijvoorbeeld AFAS, vanzelf uit het gekoppelde ECD wordt gehaald. Uit dienst betekent daarmee direct geen toegang meer tot cliëntdossiers vol persoonlijke informatie. Zo werk je op een eenvoudige manier aan het behouden van je bedrijfsintegriteit. En dat aspect is in deze tijd, waarin er veel vanuit huis gewerkt wordt, toch al wat moeilijker te beheersen dan eerst. Want voorheen, toen we allemaal op kantoor werkten, kon de ex-collega niet meer bij zijn pc. Dus stel dat deze per ongeluk nog toegang had tot het ECD, dan was dat niet direct een groot risico. Nu mensen vanuit huis werken, en daar dus over hun pc beschikken, ligt dat anders…
Zet dit onderwerp op de agenda: hoe is het nu bij jullie geregeld?
We komen er niet onderuit om met verschillende systemen te werken. En dat is prima. Maar juist het leggen van zinvolle verbindingen kan je dan wel helpen. Niet alleen in het primaire proces, maar ook op bedrijfsmatig vlak. Je bespaart tijd door het elimineren van een handeling, vermindert bedrijfsrisico’s, verlaagt kosten door niet te betalen voor collega’s die uit dienst zijn én je bent serieus bezig met veiligheid en borging. Wil je er meer over weten? Of overleggen over hoe dit onderwerp nu binnen jouw organisatie geregeld is? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag.