Het is overal druk. Wachtlijsten. Hulpverleners hebben het razend druk. En we merken het ook bij de softwareleveranciers. Tegelijkertijd zien we dat onze klanten graag innovaties door willen voeren. Mede door de coronaperiode heeft men ontdekt dat het veel zin heeft om te investeren in IT. En dan kan het knap lastig voor deze organisaties (in het sociaal domein) zijn dat ook softwareleveranciers met volle agenda’s te kampen hebben. Vanuit Thorax denken we mee met onze klanten aan de proceskant, en waar het proces de software raakt. En dat is nodig, want hulpverleners hebben het drukker dan ooit omdat er veel cliënten zijn die om hulp vragen. Dat zij dan met systemen werken die veel beter kunnen aansluiten, komt de efficiëntie van hun werk niet ten goede. En ook dat geeft weer druk. Ook binnen de organisaties zelf ligt de lat hoog, want de toch al drukbezette applicatiebeheerders, en vaak de superusers binnen de organisatie, krijgen veel vragen en verzoeken tot verbetering vanuit de hulpverleners. Maar deze zij lopen vervolgens weer tegen een wachttijd aan bij de drukbezette softwareleveranciers.
Houd de zaag scherp
Wat wij vanuit onze rol zien, is dat er bij veel organisaties gemakkelijk verbeteringen zijn aan te brengen door henzelf. Dus ook zonder dat er een softwareleverancier wordt ingezet. Denk dan aan situaties waarin er bijvoorbeeld 15 modules aan staan, terwijl er maar 3 daarvan worden gebruikt. Of de situatie waarin er 40 rapporten beschikbaar zijn terwijl er maar 12 ingezet worden. Door deze modules en rapporten op te schonen, bijvoorbeeld door deze bij een volgend teamoverleg even samen door te lopen, bespaar je meteen al tijd. Het is een kwestie van ‘de zaag scherp houden’, zoals Covey zegt. Het verhaal van de zaag aanscherpen komt, zoals misschien wel bekend, voort uit een verhaal over een houthakker. Covey beschrijft dit verhaal als volgt: ‘Een man loopt door het bos en ziet een houthakker, die zich helemaal in het zweet werkt om een boom om te zagen. De man vraagt aan de houthakker wat hij aan het doen is. “Ik moet deze boom voor vanavond omzagen!”, antwoord de houthakker. De man zegt: “Maar die zaag is helemaal bot! Neem even pauze om hem aan te scherpen, dan ben je sneller klaar.” “Nee”, antwoord de houthakker “Ik heb geen tijd om hem aan te scherpen: die boom moet vandaag nog om!” Met andere woorden: door soms tijd te nemen om jezelf aan te scherpen, kun je de rest van de tijd veel effectiever zijn. En dat geldt ook in hulpverlenersland…
Zie door de bomen het bos weer
Het gaat erom dat je in deze tijden van schaarste, ook op IT- en hulpverlenersvlak, tijd vrijmaakt voor verbeteringen. Door wat kleine inspanning te leveren, creëer je lucht en tijd. Precies zoals Covey beschrijft over het scherpen van de zaag, zodat je snel door de bomen het bos weer kunt zien.