Onlangs werden we door een welzijnsorganisatie in het midden van het land gevraagd om ze te helpen met het stroomlijnen van het applicatielandschap. Het ging om alle pakketten die ze gebruikten, van financiën tot personeelsaangelegenheden. Men wilde graag weten of ze nog up-to-date waren en of dat er eventueel zaken gecombineerd konden worden, en dus slimmer aangepakt. Je zou het kunnen vergelijken met het onderhouden van een tuin: ook daarin plant je eens een struik, zaai je zo nu en dan eens wat in, verwijder je overbodig snoeihout en zorg je ervoor dat alles weer keurig aangeharkt op orde is.

Voorkom wildgroei

Wat vaak het geval is bij zorggerelateerde instellingen constateerden we ook hier, er was in de loop van de tijd een ‘gat’ ontstaan tussen de werkwijze van vandaag de dag en de applicaties die in de afgelopen jaren de organisatie waren binnengerold. Soms al vijf jaar geleden. Soms nog langer. Deze sloten niet meer goed aan op de huidige werkwijze. Doel van deze opdracht was het applicatielandschap opnieuw toekomstbestendig maken. Zeker in de wereld van hulpverlening is het erg van belang dat medewerkers effectief en goed met de juiste applicaties kunnen werken, zodat er goede, betrouwbare informatie uit voortkomt. Dat gaat ze immers concreet helpen om hun toch al tijdrovende administratieve registratiewerkzaamheden zo efficiënt mogelijk af te ronden. Het voorkomt wildgroei, om maar in de metafoor van tuinieren te blijven.

“Goed werk, fijne gesprekken, prettig dat jullie steeds updates geven tussendoor…” – Reactie van betreffende klantorganisatie

Groot onderhoud, daarna slechts bijharken

In de eerste fase starten we altijd met analyseren, zo gaan we bijvoorbeeld in gesprek met een aantal mensen uit de organisatie, op sleutelposities, om concreet naar boven te halen hoe er op dit moment gewerkt wordt. Ook willen we graag weten hoe ze zouden willen werken. Verder staan we stil bij hoe er op dit moment wordt omgegaan met de applicatie en daar halen we dan al snel onvolkomenheden of juist dubbel uitgevoerde taken uit. Zo was het bij deze welzijnsinstelling gebruikelijk om uren bij te houden in een apart pakket voor urenregistratie. Het werd door veel mensen gevuld, maar met de output bleek uiteindelijk niets gedaan te worden. Deze urenregistratie was slechts voor één project nodig, voor de rest van de werkzaamheden voegde het nauwelijks iets toe. Het is een mooi voorbeeld van een quickwin. Wanneer je dit omrekent van aantal uren en medewerkers naar financiën, dan bespaart dit op jaarbasis tienduizenden euro’s! De pragmatische oplossing in dit geval? Er wordt eenmalig een standaardrooster gevuld, conform het vaste schema van de betreffende medewerker. Als iemand ziek is of een vrije dag neemt, dient er geregistreerd worden, dus alleen wanneer er sprake is van een uitzondering.

Geen groene vingers? Kies voor een tuinman

Een andere ontdekking was het feit dat het financiële systeem van een andere leverancier was dan het personeelsmanagementsysteem. Al snel bleek dat in het financiële systeem van deze organisatie een mogelijkheid was om personeelsmanagementzaken in te voeren. Wij gaan nu helpen om dit in te richten en nu wordt het gecombineerd, waardoor er concreet op de licentiekosten van het onnodige systeem wordt bespaard. Verder merken we dat onze klanten het prettig vinden dat wij het contact met de betrokken leveranciers onderhouden. Wij spreken elkaars taal en dat is erg prettig, zowel voor de leverancier als voor de organisatie waartussen wij feitelijk als brug functioneren. Even een module afschalen of voorkomen dat er een hele nieuwe suite wordt aangeschaft, is voor ons relatief eenvoudig. Van klanten horen we terug dat het ze zekerheid en rust geeft. Het is, om maar in de metafoor van een mooie tuin te blijven, beter om een tuinman in te huren als je geen groene vingers hebt dan het onkruid maar te laten woekeren. En als het landschap dan eenmaal staat, kun je er weer tegenaan en is een beetje onderhoud zo nu en dan al meer dan voldoende…