‘Veel rapporten, formulieren en andere administratieve zaken: daar heeft een van onze klanten, een landelijke hulpverlenende organisatie, last van. Iedereen binnen de organisatie begrijpt dat administratie en registratie onmisbare taken zijn, maar tegelijkertijd wil men er graag zo min mogelijk tijd aan besteden. De meeste hulpverleners hebben immers voor dit vak gekozen om mensen te helpen, niet om uren aan een papierwinkel te besteden.’ Aan het woord is Tessa Disco, informatieanalist bij Thorax.

IT-adviseur in de breedste zin van het woord

‘We beheren en ondersteunen al verschillende processen voor deze klant, ontwerpen regelmatig formulieren, wijzigen deze weer en we hebben structureel contact. Kortom: we zorgen dat de IT aansluit op het werkproces. Bij het superuser-overleg, waar we vanuit onze rol als IT-adviseur bij aangesloten zijn, kwam naar voren dat er een oplossing nodig is voor het efficiënt en effectief bijhouden van de urenregistratie. Samen met onder meer de key users hebben we een werkwijze en bijbehorend rapport ontwikkeld waarbij er al zoveel mogelijk data gebruikt wordt uit het in gebruik zijnde registratiesysteem (in dit geval REGAS). In de nieuwe oplossing voor urenregistratie hoeft dan, heel praktisch en snel, alleen nog maar het aantal kilometers en de tijd per cliënt geregistreerd te worden’, aldus Tessa. ‘We hebben overigens ook het aparte declaratieformulier voor de personeelsadministratie overbodig gemaakt.’

Praktisch overzicht

‘Deze nieuwe manier van werken brengt relevante data samen en vergemakkelijkt het declareren richting andere partijen, zoals bijvoorbeeld de gemeentes. Daarnaast geven de duidelijke overzichten het management meer cijfermatige inzichten waarop men actief kan sturen. Deze samenwerking is een mooi voorbeeld van de manier waarop we met onze opdrachtgevers sparren: niet alleen als IT-gerichte partner, maar we kijken ook naar het werkproces en zijn er niet vies van om de handen uit de mouwen te steken en praktische oplossingen te realiseren. In praktijk zien we nog wel eens dat hulpverleners dagelijks onpraktische werkwijzen of andere zaken ervaren, die ze vanwege tijdgebrek dan maar zo’n beetje voor lief nemen. Vaak is dat niet nodig en kan een kleine aanpassing veel doen om het werk van diezelfde hulpverlener gemakkelijker en prettiger te maken. En daar een klein beetje aan bij kunnen dragen, en dus degene die de uiteindelijke hulp ontvangt ook weer verder helpen, dáár doen we het voor’, besluit Tessa.