Ken je dat gevoel? Van die jas die in eerste instantie lekker zit, maar uiteindelijk toch wat te ruim wordt? Bijvoorbeeld omdat je intensiever gaat bewegen? Als er dan ook nog een knoop af springt heb je ongetwijfeld de neiging om een nieuwe jas te gaan kopen. Precies zo is het met softwaresystemen: wanneer iets niet helemaal naar behoren loopt dan overweegt men al snel om op een ander pakket over te stappen dat (ogenschijnlijk) wél helemaal aan de wensen voldoet. Tóch is dit lang niet altijd de beste keuze, want soms kan het innemen van een jas of het aanzetten van nieuwe, betere knopen zelfs tot betere resultaten leiden. Misschien herinner je je ons vorige blog nog over dit onderwerp?

Degelijke informatieanalyse

Onlangs nog werden we ingeschakeld door een organisatie die zich inzet tegen huiselijk geweld: ze waren in basis tevreden over het huidige registratiesysteem, maar liepen tegen steeds meer onvolkomenheden aan. Na een gedegen informatieanalyse ontdekten we discrepanties tussen het proces en de inrichting van de applicatie, maar niet dermate scheef dat er een nieuw systeem moest komen. Het is overigens ook niet meer dan logisch dat systemen na verloop van tijd aangepast moeten worden: een proces verandert immers onder invloed van allerlei factoren. En dat is waar wij op inzetten, op de scheidslijn tussen IT en het proces, dus de werkwijze binnen de organisatie.

Overdaad schaadt

In dit specifieke voorbeeld bood het pakket wel erg veel rapportages die meer afleidden dan dat ze gebruikt werden. En we richten wat zaken opnieuw in, zodat alles weer naadloos aansluit bij het proces van nu. Het resultaat laat zich raden: er is meer overzicht en dús meer focus op wat echt belangrijk is binnen deze organisatie, namelijk hulp bieden aan slachtoffers van huiselijk geweld, in welke vorm dan ook.

Win-win-win

Dit is nu precies zo’n voorbeeld van alleen maar winnende partijen: de klant is blij, want hij wordt goed geholpen, al is het alleen maar omdat we hen in gewone-mensen-taal uitleggen wat we kunnen veranderen en welke positieve gevolgen dit heeft. En de betrokken softwareleverancier vaart er ook wel bij: zij kunnen zich richten op hun core business: het ontwikkelen en verbeteren van kwalitatieve software voor hun eindgebruikers. Bovendien is er een groot verschil in de manier waarop we communiceren: software-leveranciers praten nogal eens in IT-termen vanuit het product, waar wij juist meer in hulpverlenerstaal spreken. En daar is onze klant tevreden over: na een eerste periode van een half jaar hebben we net verlengd voor een heel jaar!

Nieuw kopen of oud herstellen?

Kijk, als een jas té oud is, volledig uit de mode of gewoonweg te klein, dan koop je natuurlijk een nieuwe. Maar als de jas in basis goed is, kan hier en daar wat innemen een perfecte oplossing zijn. Eigenlijk precies zoals in die oude uitdrukking, die zegt dat iets kan passen als een oude jas…