Er zijn altijd van die momenten dat je terugkijkt op een bepaalde periode. Bij verjaardagen, bij overlijden en bij jaar- of werkwisselingen word je overspoeld met lijstjes. Quotes als “Wat was jouw favoriete plaat van 2013” worden je om de oren geslagen. Alsof je in een tijdmachine bent terechtgekomen. Als radiomaker, een uit de hand gelopen hobby van me, maak ik me ook graag zondig aan het verzamelen van lijstjes. Bovendien denk ik vanuit die achtergrond ook gelijk aan de songtekst van Dio: “Had ik maar een tijdmachine. Maar die heb ik niet, Dus zal ik mij gedragen, En zal ik blijven sparen, Sparen voor een tijdmachine.”

Toen ik enkele jaren geleden voor het eerst bij een van onze klanten kwam leek het of ik daadwerkelijk in een tijdmachine terecht was gekomen. Het doorfaxen van huiselijk geweld-casussen van de politie naar het steunpunt huiselijk geweld bleek een actie die nog elke dag plaatsvond. Per post versturen duurde een dag te lang, per expresspost was te kostbaar, e-mail mocht vanwege privacy niet en tja… die fax… die hadden ze toch nog. Bovendien slingert een fax informatie zo van A naar B, ondanks dat het apparaat uit een tijd kwam toen faxen –net als geluk– nog heel gewoon was.

Bij het steunpunt ging het proces precies andersom. Eerst werd een team opgetrommeld om direct hulp te kunnen bieden aan het gezin (de belangrijkste van de twee taken, maar voor ons informatiespecialisten toch de minst interessante). Daarnaast werd er ook een administratief team opgetrommeld om de papieren dossiers te digitaliseren. Dat klinkt als ‘we scannen even een documentje ons registratiesysteem binnen en ziezo’, maar helaas! Zonder de hulp van geavanceerde (en dus dure) tekstherkenningstools is het nog steeds platte informatie en moet alle informatie dus nog gewoon met het handje worden ingevoerd in de daarvoor bestemde registratievelden. De hulpverlener moet immers wel gemakkelijk aan dossiervorming kunnen doen, zodat aan het eind van de het jaar een lijstje kan worden neergelegd bij de beleidsmensen en niet minder de financier. Al met al zorgde die fax voor veel administratief werk en was in dat opzicht ook een soort tijd-machine.

De politie zag in dat het aan het werk houden van hun eigen administratieve krachten om faxen door te sturen niet het meest zinvolle werk was en onderzocht oplossingen. Omdat de politie bereid was om een project te financieren ging al snel de stelregel ‘wie betaalt bepaalt’ op. De politie kreeg een oplossing gepresenteerd om per beveiligde e-mail documenten uit te wisselen. De politie blij, want die wonnen tijd (en daarmee kosten) en hadden daarnaast de razend belangrijke beveiliging goed geregeld. Het steunpunt? Die leken gedoemd om de lijstjes nog steeds te moeten overtypen. Al moet gezegd: de toetscombinaties Ctrl-C en Ctrl-V werken sneller dan een hele passage van een blaadje aftypen, toch?

Bij de politie keek men echter verder dan de eigen neus lang was. Oom agent bekommerde zich namelijk ook om die arme administratievelingen aan de overzijde, bij het steunpunt. Men koos voor een oplossing die meer kostte (let wel: de politie meer kostte), maar uiteindelijk beide partijen een stuk blijer maakte. Een koppeling waarbij de politiegegevensset per zaak uit elkaar getrokken worden tot allemaal losse gegevens en vervolgens bij het steunpunt weer tot elkaar gebracht wordt in een gegevensset in een net iets andere volgorde. In het politiesysteem houd je immers andere gegevens bij dan in het steunpuntsysteem, dus dat kan nou eenmaal niet anders. In wat meer ´menselijke taal´ betekent dit dat ieder systeem in zijn eigen taal spreekt en de koppeling als tolk fungeert. Dit bood als oplossing dat de steunpunt-medewerkers de nieuwe huiselijk geweld-zaken niet handmatig hoeven in te voeren. De politie nog desondanks steeds op een eenvoudige manier huiselijk geweld-zaken konden wegsturen, zonder het risico dat ze het verkeerde faxnummer intoetsen.

Het is inmiddels een tijdje geleden dat we dit project hebben mogen uitvoeren. En in het kader van lijstjes van succesvolle, maar vooral ook hele leuke projecten staat deze bij mij hoog aangeschreven. Enerzijds omdat het steunpunt werd verrast met een oplossing waar ze niet op rekenden, anderzijds omdat onze programmatuur en machines tijd opleverden bij beide partijen. Ter ere van het project had ik trouwens op donuts willen trakteren, een welbekende lekkernij voor met name politiemensen, als je de (teken)films mag geloven. Waarom? Omdat ze nu zoveel tijd over hadden om donuts te eten. Toen durfde ik dat nog niet aan, maar als ik nu een tijdmachine had gehad…